Electronic Records Management Policy in Public Sector in Malaysia

Abstract

Polisi merupakan satu dokumen penyataan tentang kaedah tindakan yang dipilih daripada beberapa alternatif oleh sesebuah organisasi dengan tujuan untuk memberi panduan dan menentukan keputusan semasa dan akan datang. Pengurusan rekod elektronik harus berpandukan polisi yang jelas, lengkap dan mudah kerana polisi dapat membantu hala tuju organisasi serta menentukan keberkesanan fungsi yang dilaksanakan. Kajian ini bertujuan untuk mengetahui kewujudan polisi dalam sektor awam di Malaysia khususnya dalam pengurusan rekod elektronik. Selain daripada itu, pihak yang bertanggungjawab membangunkan polisi tersebut dan juga sumber rujukan yang digunakan turut dikaji. Kaedah tinjauan menggunakan teknik soal selidik. Sebanyak 25 buah jabatan kerajaan di sekitar Lembah Klang dan Putrajaya dijadikan sebagai sampel kajian. Kajian mendapati tidak semua jabatan kerajaan mempunyai polisi pengurusan rekod elektronik terutamanya polisi yang lengkap, mudah dilaksanakan dan jelas. Sebahagian besar jabatan kerajaan yang ditinjau menggunapakai polisi yang disediakan oleh MAMPU dan Arkib Negara Malaysia, tetapi mengubahsuai polisi tersebut mengikut keperluan masing-masing. Sebahagian jabatan kerajaan yang lain tidak mempunyai polisi sama sekali. Jabatan ini melaksanakan pengurusan rekod elektronik mengikut inisiatif dan cara masing-masing tanpa panduan.